Jak naplánovat evaluaci?

Nejprve prodiskutujte se svým projektovým týmem a ideálně i s klíčovými zainteresovanými stranami (dárce, další instituce, komunita):

1. Kontext: Název projektu, identifikace, historie, cíle, výsledky, klíčové aktivity, vývoj v čase (pokud chcete, přidejte logický rámec – získáte tak lépe přizpůsobené návrhy), organizační, sociální a politický kontext evaluace, hlavní zainteresované strany zapojené do projektu včetně cílových skupin, příjemců, partnerů, dárců.

2. Účel evaluace: Co byste chtěli z evaluace získat? Co se chcete naučit? Proč provádíte evaluaci právě teď? (Například plánujete následný projekt ve větším měřítku, chcete aplikovat přístup jinde nebo zjistit, proč váš přístup nefungoval v určitém kontextu.)

3. Využití: Jaké jsou očekávané výstupy? (shrnutí, prezentace, zpráva, videa, plakáty – tištěné nebo online…) Kdo bude výstupy evaluace používat, kdy a jak? Kdo další by o nich měl vědět? Má být evaluace veřejně dostupná? Jakým způsobem? A pokud ne, proč ne? (například pokud pracujete s odlehlou komunitou bez přístupu k technologiím, zveřejnění zprávy online by jí pravděpodobně nepomohlo dozvědět se o výsledcích projektu).

4. Rozsah a zaměření: Jaké jsou detaily projektu? Které složky, geografické oblasti, časové období apod. byste chtěli evaluovat? Jaký je logický rámec nebo teorie změny? Kdo jsou klíčové zainteresované strany? Jaká monitorovací a evaluační data jsou k dispozici?

5. Evaluační kritéria a otázky: Co přesně chceme zjistit? OECD/DAC evaluační kritéria jsou stále nejčastěji používaná (vyžaduje je také Evropská komise spolu s dalšími). OECD/DAC rovněž navrhuje některé obecné evaluační otázky. Snažte se jich nekladnout příliš mnoho, 7–10 je ideální. Existují tři hlavní typy evaluačních otázek – popisné, normativní a příčinné. Důležité je zvolit vhodný evaluační design odpovídající formulovaným otázkám (viz prezentace níže)!

6. Metodologie: Jakým způsobem budou evaluační kritéria zodpovězena? V případě externí evaluace byste pravděpodobně očekávali, že tuto metodologii navrhne evaluátor. Nicméně je dobré předem promyslet indikátory pro každou otázku, zdroje informací (dokumenty, zainteresované strany), metody sběru dat (kvantitativní, např. dotazníky, nebo kvalitativní, např. rozhovory) a analýzu / zpracování dat. To vám poskytne lepší představu o časovém plánu, rozpočtu a dalších aspektech evaluace.

7. Časový harmonogram: Kdo se musí zapojit do plánování evaluace? Kdo bude osloven evaluátorem během úvodní fáze, aby získal přehled o projektu a naplánoval logistiku? Kdo se bude podílet na sběru dat, jako jsou rozhovory, skupinové diskuse, dotazníky atd.? Kdy se konají důležité události, kterých by se evaluátor mohl zúčastnit? Kdy jsou klíčové zainteresované strany (ne)dostupné? Kdy může proběhnout závěrečné shrnutí? Je tento harmonogram realistický s ohledem na výše uvedené faktory?

8. Rozpočet: S ohledem na výše uvedené – jaký je odhadovaný rozpočet na odměnu evaluátora a související náklady, stejně jako náklady, které vzniknou vám a dalším zainteresovaným stranám? Jaký rozpočet máte k dispozici a co je tedy reálné?

9. Kapacity: Máme kapacity (odborné znalosti, finance, čas) na to, abychom evaluaci provedli interně? Pokud využijeme externího evaluátora, jaké by měly být klíčové požadavky? Kdo bude koordinovat evaluaci s evaluátorem, projektovými partnery a dalšími aktéry? Komu bude evaluátor odpovědný?

Na základě výše uvedeného byste obvykle vytvořili Podmínky reference evaluace (Terms of Reference, ToR).